Pengertian Dokumentasi : Fungsi, Peran Dan Jenis

  • Whatsapp
Pengertian Dokumentasi

Pengertian dokumentasi akan dibahas dalam artikel ini. Kalian pasti sudah tidak asing lagi dengan kata dokumentasi. Apakah kalian tau apa itu dokumentasi? Apa fungsi dari dokumentasi? Apa peran dan tujuan dari dokumentasi? Ada berapa jenis dokumentasi?

Dalam artikel ini akan menjawab semua pertanyaan diatas. Selain artikel ini akan menjelaskan pengertian dokumentasi. Artikel ini juga akan membahas mengenai fungsi-fungsi dari dokumentasi. Peran dan tujuan dari dokumentasi. Jenis-jenis dokumentasi juga akan dibahas dalam artikel ini. Kalian penasaran? Check this out

Read More

Pengertian Dokumentasi

Pengertian Dokumentasi

Apa maksud dari dokumentasi? Pengertian dokumentasi ialah kegiatan atau proses sistematis untuk melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, serta penyediaan dokumen guna memperoleh keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti juga menyebarkannya terhadap pengguna.

Ada pula yang mendefinisikan pengertian dokumentasi sebagai kegiatan atau proses dalam penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasar dari catatan berbagai macam sumber informasi.

Sebagai contoh, data yang didapatkan dengan proses dokumentasi dapat dimanfaatkan dalam mengenalkan perusahaan terhadap karyawan baru ataupun track record yang dilakukan oleh karyawan yang sudah pensiun. Maka dari itu, pada dunia perkantoran, aktifitas tersebut dihubungkan dengan administrasi.

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Sejumlah orang menyamakan antara dokumentasi dan kearsipan pada perpustakaan. Padahal sebenarnya tidak selalu demikian. Beberapa ahli menjelaskan pengertian dokumentasi sebagai pengumpulan atau kumpulan dokumen untuk subjek tertentu. Berikut ini merupakan pengertian dokumentasi dari para ahli, yakni di bawah ini:

1. Paul Otlet

Pada International Economic Conference 1905, Paul Otlet memberikan mengenai pengertian dokumentasi yakni aktifitas khusus berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen.

2. Nurhadi Magetsari dkk

Menurut Nurhadi Magetsari dkk, pengertian dokumentasi ialah bahan yang termasuk pada jenis, bentuk, dan sifat apapun tempat informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dibuat, yang menyebarkan informasi berupa fakta.

3. Tung Palan

Menurut Tung Palan, pengertian dokumentasi ialah catatan otentik yang bisa dibuktikan serta dijadikan bukti secara hukum yang mana dokumentasi tersebut mengandung data lengkap dan nyata.

4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Dari KBBI, pengertian dokumentasi merupakan proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi pada bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.

5. Ensiklopedia Britania

Menurut Ensiklopedia Britania, pengertian dokumentasi ialah pengawasan serta penyusunan bibliografi dengan memanfaatkan alat-alat semacam indeks, inti sari serta esai, selain bisa juga dengan cara tradisional agar informasi bisa diperoleh.

6. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)

Menurut FID pengertian dokumentasi ialah kegiatan dalam mengumpulkan dan menyebarkan bermacam jenis dokumen mengenai seluruh lapangan pekerjaan manusia.

Fungsi Dokumentasi

Sesudah paham mengenai pengertian dokumentasi, maka kita juga perlu tahu mengenai fungsinya. Di bawah ini merupakan fungsi dokumentasi secara umum serta fungsi pada perusahaan.

1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum

Fungsi dokumentasi secara umum berdasarkan pengertian dokumentasi diatas dibagi menjadi beberapa bagian seperti berikut ini:

  • Menyediakan informasi mengenia isi dokumen untuk pengguna
  • Memberikan alat bukti serta data yang akurat tentang keterangan dokumen
  • Melindungi serta menyimpan fisik dan isi dokumen
  • Menghindari kerusakan pada dokumen
  • Mempersiapkan isi dokumen untuk bahan penelitian
  • Mengembangkan koleksi dan arsip dokumen untuk bangsa dan negara
  • Memberikan jaminan keutuhan serta keotentikan infomasi dan data yang terdapat di dalam dokumen

2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan

Berdasarkan pengertian dokumentasi diatas. Pada perusahaan, terdapat banyak fungsi dari dokumentasi, yakni:

  • Sebagai memori perusahaan yang dimanfaatkan guna menjaga instansi
  • Membantu dalam pengambilan keputusan, melakukan perencanaan serta melakukan pengawasan
  • Sebagai alat pembuktian
  • Ssebagai rujukan historis
  • Penyedia informasi untuk keuangan, personalia serta hal yang lain yang suatu saat akan dibutuhkan dari bermacam manajemen perusahaan
  • Keperluan pendidikan untuk karyawan baru
  • Memelihara hubungan antara perusahaan dengan masyarakat, terkhusus klien

Peranan dan Tujuan Dokumentasi

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya pada penjelasan tentang pengertian dokumentasi, tujuan dari dokumentasi ialah untuk memperoleh keterangan, penerangan pengetahuan, dan bukti. Sejumlah peranan dokumentasi yakni:

  • Membantu pelayanan pda bidang dokumentasi
  • Penerbitan jurnal publikasi dokumentasi
  • Pengadaaan konferensi seminar ilmiah
  • Membantu dalam perkembangan IPTEK
  • Membuat dan mengembangkan metode dalam pengolahan dokumen
  • Membuat dan mengembangkan katalog

Tugas dan Kegiatan Dokumentasi

Tugas dari dokumentasi dibagi menjadi beberapa macam, yakni:

  • Mencari serta mengumpulkan bahan
  • Mencatat dokumen serta mengelolanya
  • Mempublikasikan serta menyebarkan dokumen (yang diperlukan)
  • Melakukan pengarsipan

Jenis-Jenis Dokumentasi Secara Umum

Secara umum berdasarkan pengertian dokumentasi terdapat bermacam jenis dari dokumen, yakni:

1. Dokumen Kegiatan

  • Dokumen Pribadi; dokumen yang berkaitan dengan kepentingan individu. Contohnya: Akta Lahir, KTP, Ijazah.
  • Dokumen Niaga; dokumen yang berkaitan dengan niaga/ekonomi atau transaksi jual beli. Contohnya: nota, kuitansi.
  • Dokumen Pemerintah, yakni dokumen yang berhubungan tentang informasi ketatanegaraan dalam pemerintahan. Contohnya; Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.

2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik

  • Dokumen Literer; dokumen yang tersedia sebab dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Umumnya dokumen satu ini terdapat pada perpustakaan. Contohnya: buku, film.
  • Dokumen Korporil; dokumen dengam bentuk benda bersejarah. Umumnya dokumen tersebut terdapat di museum. Contoh: patung, fosil
  • Dokumen Private; dokumen yang berupa surat/ arsip yang disimpan menggunakan sistem kearsipan. Contoh: surat dinas, laporan.

3. Dokumen Berdasar dari Fungsinya

Dari fungsinya, jenis dokumentasi bisa dibagi menjadi dua macam, yakni:

  • Pengertian dokumentasi dinamis, yakni dokumen yang dapat dimanfaatkan secara langsung pada penyelesaian pekerjaan
  • Pengertian dokumentasi statis, yakni dokumen yang tak dapat dimanfaatkan secara langsung pada penyelesaian pekerjaan

4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya

  • Dokumen tekstual; dokumen yang berisikan tentang informasi pada bentuk tertulis. Contoh: majalah, buku, surat kabar
  • Dokumen nontekstual; dokumen yang menyediakan informasi pada bentuk teks juga gambar. Contohnya: peta, grafik, rekaman.

5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya

  • Dokumen fisik; dokumen yang berkaitan mengenai materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan yang lainnya.
  • Dokumen intelektual; dokumen yang dibuat berdasar dari tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara mendapatkan, keaslian dokumen, dan lainnya.

6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi

  • Dokumen Primer; yakni dokumen yang memberikan informasi mengenai hasil penelitian asli maupun langsung dari sumbernya. Contoh: penelitian, laporan dan disertasi.
  • Dokumen Sekunder; dokumen yang menyediakab informasi tentang literatur primer. Biasanya juga disebut dengan bibliografi.
  • Dokumen Tersier; yakni dokumen yang menyediakan informasi tentang literatur sekunder. Contoh: buku, teks panduan literatur.

Jenis-Jenis Dokumen dalam Bisnis

Pada dunia bisnis, pengertian dokumentasi ini merupakan hal yang penting sebab perusahaan dapat merancang strategi serta analisis dari data yang valid. Dokumentasi pun berperan dalam mengukur kondisi dari perusahaan.

Berdasarkan pengertian dokumentasi. Jenis-jenis dokumen bisnis ternyata banyak sekali. Biasanya perusahaan memanfaatkan dokumen dalam berkomunikasi serta bertransaksi supaya  tercapai persetujuan yang legal. Nah, terdapat beberapa jenis dokumen bisnis yang perlu diketahui. contohnya:

1. Email dan Memorandum

Karyawan biasanya memanfaatkan email dalam berinteraksi, tetapi sebelum media satu ini populer, mereka sering menggunakan memorandum. Namun tetapi ternyata memo juga masih digunakan jika terdapat hal yang perlu dijaga privasinya, terlebih mengenai filing.

2. Business Letters

Business letters dimanfaatkan dalam berkomunikasi dengan pihak yang ada di luar perusahaan. Hal tersebut dapat mencakup kolega, konsumen, servis, profesional, pemerintah, calon karyawan serta masih banyak lagi. Jaman sekarang, surat bisnis lebih banyak dikirim melalui email sebab lebih efektif.

3. Business Report

Business report formatnya lebih formal serta lebih panjang dengan mencakup topik semacam data finansial, sales figures, safety compliance, marketing plans juga sejenisnya. Business report juga lebih mendetail dengan adanya penambahan chart,images, graphs, case studies sampai dengan statistik. Pada umumnya laporan ini juga diberikan kepada investor semacam laporan penjualan serta perbandingannya.

4. Dokumen Transaksi

Dokumen transaksi dimanfaatkan guna memangkas waktu supaya transaksi bisnis menjadi lebih cepat. Biasanya bisa dalam bentuk invoice, surat order dan sebagainya. Tergantung dari jenis bisnisnya.

5. Dokumen Finansial

Dokumen finansial mencatat tentang laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan payrolls, sejarah bank dan lainnya. Laporan ini dimanfaatkan funa melihat kondisi dari keuangan perusahaan. Apakah pendapatannya di dalam beberapa bulan belakangan bertambah atau tidak.

Kesimpulan

Demikianlah artikel mengenai pengertian dokumentasi. Dapat disimpulkan bahwa pengertian dokumentasi adalah aktifitas berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen. Selain itu dalam artikel ini juga telah membahas jenis-jenis dokumen, fungsi, peran dan tujuan dari dokumentasi.

Dengan artikel di atas, kami harapkan dapat bermanfaat untuk kalian sekalian. Terima kasih telah membaca artikel ini. Jangan lupa baca artikel lain dalam web ini.

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 5 / 5. Vote count: 799

No votes so far! Be the first to rate this post.

Related posts